Gemeentelijke Cloudaanbevelingen – #2 Organisatieaanbevelingen

Clouddiensten moeten, afhankelijk van de gekozen strategie, op een bepaalde manier beheerd kunnen worden binnen de organisatie; afhankelijk van de cloudstrategie is dat meer technisch of meer functioneel. In dit kader doet VNG de volgende aanbevelingen.

Breng de competenties binnen de organisatie in lijn met de gekozen cloudstrategie
De beheerorganisatie dient aan te sluiten bij de gekozen strategie. 

• Een duidelijk beeld van de benodigde competenties binnen de organisatie dient geschetst te worden. Dit volgt uit de strategie; van meer SaaS/functioneel tot aan meer IaaS/technisch. 
• Omscholing/training van medewerkers en/of aannemen van nieuwe medewerkers op gebieden waar gaten zijn in de benodigde competenties.
• Specifiek is er bij gebruik van SaaS-clouddiensten een veel minder sterke behoefte aan technisch beheer. Regie en functioneel beheer, toegespitst op de diensten zelf, zullen hier een veel groter deel van de werkzaamheden gaan uitmaken.
• Specifiek is er bij gebruik van IaaS/PaaS-clouddiensten een vrij sterke behoefte aan kennis en kunde op gebied van cloudoperations. 
• Door de ontwikkeling naar IaaS/PaaS-diensten zien we dat gemeenten vaker zelf functionaliteiten ontwikkelen. Hiervoor is het raadzaam om een keuze te maken voor een ontwikkelplatform (eventueel Low-code bijvoorbeeld).

Voer een gedegen regie over uitbestede clouddiensten
Bij meer gebruik van clouddiensten verschuiven werkzaamheden van de beheerorganisatie per definitie naar meer aansturing/regie van/op leveranciers.

• Draag zorg dat de verantwoordelijkheden van gemeente en leverancier omtrent geleverde diensten duidelijk zijn vastgelegd.
• Zorg dat auditeerbaarheid door de leverancier wordt gefaciliteerd en door de verantwoordelijken binnen de gemeente wordt uitgevoerd.
• De activiteiten van IT verschuiven, met het meer en meer gebruiken van clouddiensten, van beheer naar regie. Dit impliceert ofwel om- of bijscholing, ofwel het reorganiseren van het personeelsbestand.

Hanteer een lean/agile werkvorm in combinatie met de toepassing van clouddiensten
Clouddiensten kennen een ander afrekenmodel. Pay-per-use is vaker de norm, waardoor ook flexibiliteit en grip vanuit de organisatie nodig is om diensten ook daadwerkelijk op- en af te schalen waar nodig.

• Implementeer procesoptimalisatie waar nodig.
• Verzorg training/opleiding van mensen verantwoordelijk voor clouddienstgebruik.
• Zorg voor voldoende grip en overzicht over afgenomen clouddiensten, zodat ook daadwerkelijk de voordelen van het snel kunnen op- maar met name ook afschalen van deze diensten genoten kunnen worden.